a. Conferência e envio de processos de pagamento

❓ Como funciona a conferência dos processos de pagamento antes do envio ao banco?

Todos os processos de pagamento inseridos no ERP passam por uma conferência minuciosa, com o objetivo de garantir conformidade fiscal, contábil e documental.

Durante a conferência, são verificados os seguintes itens:

• Tipo de documento (nota fiscal de serviço, de produto, recibos, faturas etc.);
• Categoria contábil correta;
• Centro de custo adequado;
• Preenchimento do campo “comentários” com informações relevantes sobre o pagamento (especificar de forma clara e objetiva o porque daquela solicitação de pagamento);
• Preenchimento de forma de pagamento (boleto, TED, transferência entre contas de mesmo banco etc.) e do banco que irá realizar o pagamento;
• Coerência entre o tipo de gasto (centro de custo[1]) e a natureza do item (insumo ou composição^[2]);
• Validação entre os documentos anexados x dados lançados no ERP;

Após conferência, os processos são programados conforme as janelas bancárias (terças e quintas-feiras).

📌 Observações importantes:
O pagamento somente será executado se:

• O processo estiver lançado corretamente no ERP;
• A nota fiscal for válida;
• Todos os documentos obrigatórios estiverem anexados;
• Não houver pendências no fluxo de validação (apontamentos);
• Os dados de pagamento estiverem corretamente preenchidos (cód. de barras, chave PIX, dados bancários);
• O processo estiver aprovado pelos responsáveis, conforme política de pagamentos.
   

❓ Caso haja algum apontamento em relação ao processo de pagamento, como fico sabendo o que preciso ajustar?

• Lançamento via ticket do Freshservice:

O apontamento será enviado como resposta ao próprio ticket. O analista responsável aguardará o retorno com o ajuste. O ticket permanecerá como “pendente” até a correção ser realizada.

• Lançamento feito diretamente no ERP (centro de custo de Obras):

O apontamento será registrado no campo “Anexo” > “Comentários”. O responsável receberá uma notificação automática por e-mail. Após realizar os ajustes, é necessário adicionar um novo comentário mencionando as correções feitas, para que o analista reavalie o processo.

Segue abaixo o fluxo financeiro para uma melhor compreensão das etapas de um processo de pagamento:

b. Validação de apropriação fiscal e contábil

❓ O que é a validação fiscal e contábil feita no ERP?

É a checagem feita para garantir que todos os lançamentos sigam corretamente as regras fiscais e contábeis vigentes. A validação ocorre após o lançamento e antes do fechamento contábil, e inclui:

• Correta apropriação da categoria fiscal (ex: CAPEX, OPEX[3], despesas comerciais);
• Aplicação correta dos impostos retidos (INSS, ISS, IRRF)[4];
• Classificação contábil de acordo com o plano de contas da SPE;
• Verificação de alíquotas e CFOPs^[5].

Exemplo prático:
Se um serviço de consultoria for lançado como insumo ao invés de composição, poderá haver problemas com a escrituração fiscal e retenção de ISS — isso será identificado na validação e devolvido para correção.

c. Conciliação bancária diária

❓ O que é a conciliação bancária diária e por que ela é importante?

É o processo diário de verificação entre os lançamentos do ERP e o extrato bancário da SPE, garantindo que os débitos e créditos estejam refletidos corretamente no sistema.

Atividades realizadas:

• Conferência dos saldos bancários e do sistema;
• Identificação de lançamentos divergentes e ajustes necessários;
• Estornos pontuais a partir de avaliação do nível de impacto. 

Esse processo garante:

• Planejamento de caixa;
• Redução de inconsistências contábeis;
• Base segura para geração dos relatórios mensais.

d. Fechamento mensal de banco

❓ O que é o fechamento mensal de bancos?

É o encerramento contábil das movimentações financeiras da SPE ao fim de cada mês. Envolve:

• Consolidação de todos os pagamentos e recebimentos;
• Conciliação de contas bancárias;
• Emissão de extratos conciliados;
• Geração do balancete contábil.

Prazos:

• Entrega conforme o prazo acordado.

e. Controle de adiantamentos a fornecedores

❓ Como funciona o controle de adiantamentos a fornecedores?

O controle de adiantamentos é feito para assegurar que os valores antecipados aos fornecedores sejam devidamente comprovados com notas fiscais ou entregas.

Fluxo resumido:

1. É sinalizado através da coluna “Operação” no Módulo Financeiro (Contas a pagar) como “2-adiantamento”, com justificativa inserida em “Anexo” > “Comentários” e documentação anexada (orçamento, contrato etc.);
2. Após as devidas validações, o valor é pago;
3. No ato da entrega do pedido, o fornecedor concede a nota fiscal e ela precisa ser anexada e escriturada no processo que foi criado para pagamento no ERP.

Importante:
 Caso a nota fiscal não seja enviada dentro do mês de competência, a SPE será comunicada e o valor permanecerá em aberto como “pendência de regularização”.

^{[1] Centro de custo: trata-se de uma estratégia para dividir a operação financeira em departamentos para ratear as despesas. Para verificar quais os centros de custos existentes e localizar qual o melhor se enquadra para uma despesa, acesse o Dicionário em anexo abaixo.}

^{[2] I}nsumo: se refere a material ou qualquer outra despesa que não possui nota fiscal de serviço. Composição: se refere a serviço, cujo documento apresentado será uma nota fiscal de serviço.

^[3] CapEx e OpEx: são termos financeiros que diferenciam os tipos de despesas em uma empresa. CapEx são investimentos em ativos de longo prazo, amortizados ao longo do tempo. OpEx são despesas operacionais diárias, deduzidas anualmente.

^[4] Tributos recorrentes na rotina de validação fiscal e contábil no momento de conferência de notas fiscais, folhas de pagamento, prestação de serviços e retenções.

^[5] Código obrigatório usado na emissão de documentos fiscais que indica a natureza, origem e o destino e se é uma entrada ou saída.