Após a contratação, é disponibilizado através da Key Account, uma lista detalhada de documentos e informações solicitadas para os diferentes serviços que compõem o processo de implantação e gestão de um empreendimento. Os serviços são divididos em áreas como Parametrização e Migração de Carteira, Financeiro, Contabilidade, Fiscal e Departamento Pessoal. 

IMPORTANTE: a migração só é de fato efetivada, a partir da entrega completa da documentação solicitada. 

A seguir, estão os documentos solicitados para cada um desses serviços: 

1. Parametrização de Carteira 

Este serviço prepara o sistema para que as vendas possam ser realizadas. A documentação é geralmente solicitada em três remessas, com prazos de 45, 14 e 7 dias antes do lançamento. Os principais documentos são: 

• Documentos do Empreendimento (Prazo de 45 dias):
  • Memorial Descritivo registrado e assinado (.PDF);
  • Quadro NBR final e registrado (.Excel);
  • Escritura de Dação registrada, se aplicável (.PDF);
  • Matrícula do imóvel validada com o número do Registro de Incorporação (RI) (.PDF);
  • Data do Habite-se ou TVO.
• Documentos Jurídicos e Contratuais (Prazo de 45 dias): 

Modelos de minutas validados pelo jurídico, como contrato de compra e venda, cessão de direitos, aditivos e distratos (.Word). As minutas devem ser preenchidas com as informações fixas do empreendimento.

• Documentos Comerciais (Prazo de 14 dias):
  • Tabela de preços com formas de pagamento (.Excel);
  • Mapeamento de disponibilidade de unidades (.Word ou .Excel);
  • Estrutura e percentual de comissão, detalhando as regras de liberação e se é direta ou indireta (.Excel e Escrita);
  • Dados cadastrais dos integrantes da comissão (corretores e imobiliárias).

• Informações para Boletos (Prazo de 45 dias):
  • Modelo de personalização do boleto, incluindo imagem (logo), mensagem do boleto e mensagem do e-mail de envio;
  • Dados da conta corrente bancária para recebimento.

2. Migração de Carteira 

Este serviço consiste em transferir o histórico de vendas e recebíveis para o novo sistema ERP, concentrando todas as informações dos clientes.

• Acessos e Relatórios do Sistema Anterior:
  • Acesso ao ERP do parceiro com permissões de consulta e extração de dados;
  • Relatório de contas recebidas e a receber;
  • Relatório com o extrato financeiro do cliente;
  • Planilha com o cadastro dos clientes.
• Documentos dos Clientes e Vendas:
  • Contratos de compra e venda, aditivos, cessões, distratos e renegociações assinados;
  • Documentação dos clientes (RG, comprovante de endereço, certidão de casamento/nascimento).
• Documentos Financeiros da Carteira:
  • Extrato bancário de todo o período de recebimento da carteira;
  • Francesinhas bancárias (extrato de movimentação de títulos).

3. Migração Financeira e Gestão de Contas Bancárias 

Este serviço foca em registrar o histórico financeiro da SPE (Sociedade de Propósito Específico) no sistema e gerenciar as contas bancárias. 

• Para Migração Financeira:
  • Relatório de contas pagas desde o início da operação;
  • Relatório de contas a pagar;
  • Listagem de fornecedores com CNPJ;
  • Contratos em aberto (obra, marketing, etc.);
  • Extratos bancários para conciliação.
• Para Abertura ou Acesso a Contas Bancárias:
  • Contrato social da SPE e documento com foto do representante legal;
  • Liberação de acessos bancários com permissões para consulta de saldo, extrato, comprovantes, transmissão de arquivos e pagamentos. 

4. Contabilidade 

Para iniciar os serviços contábeis, é necessário entender o cenário anterior da empresa e imputar os saldos. 

• Documentos Gerais:
  • Certificado Digital A1 ou E-CNPJ;
  • Balancetes e Razão contábil (dois anos retrógrados e ano corrente);
  • Composição detalhada dos saldos de cada conta;
  • Contrato social e Acordo de Quotistas. 
• Documentos para Composição de Saldo:
  • Escritura de terrenos;
  • Documento de permuta (Instrumento Particular);
  • Memória de cálculo do mapa de obra (se em andamento ou concluída);
  • Contratos e extratos de financiamentos e empréstimos bancários;
  • Laudo de avaliação de imóvel, se houver.

5. Fiscal 

Este serviço visa garantir que a SPE esteja regularizada e que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas. 

• Documentação e Obrigações Acessórias:
  • Documentação do Regime Especial de Tributação (RET), se aplicável;
  • Planilha de Tributação;
  • Comprovantes de entrega de declarações como ECD, ECF, DIMOB, DCTF, REINF, SPED, entre outras.
• Acessos:
  • Número da Inscrição Estadual e Municipal, com senhas de acesso aos portais.

6. Departamento Pessoal (Folha de Pagamento) 

Para que a gestão da folha de pagamento seja assumida, é preciso implantar os dados dos funcionários no sistema. 

• Folhas de pagamento calculadas (ano de transição e dezembro do ano anterior);
• GFIPs entregues no mesmo período;
• Fichas de registro de todos os empregados (atuais e demitidos recentemente);
• Recibos da última RAIS e DIRF entregues;
• Cópia da última convenção coletiva do sindicato;
• Usuário e senha de acesso ao portal Empregador Web e senha do INSS.

7. Viabilidade do Empreendimento 

Para a análise de viabilidade, são solicitadas principalmente informações e premissas, em vez de documentos formais, para garantir análises mais precisas. As informações são agrupadas em categorias como: 

• Dados gerais do empreendimento;
• Dados de mercado e vendas;
• Dados do terreno e custos de aquisição;
• Dados de projetos, aprovações e legalização;
• Dados e custos de obra;
• Despesas operacionais e impostos;
• Estrutura de capital e financiamento;
• Quadro societário da SPE.