Entrega de documentação

Após a contratação, é disponibilizado através da Key Account, uma lista detalhada de documentos e informações solicitadas para os diferentes serviços que compõem o processo de implantação e gestão de um empreendimento. Os serviços são divididos em áreas como Parametrização e Migração de Carteira, Financeiro, Contabilidade, Fiscal e Departamento Pessoal.

IMPORTANTE: a migração só é de fato efetivada, a partir da entrega completa da documentação solicitada.

A seguir, estão os documentos solicitados para cada um desses serviços:

1. Parametrização de Carteira

Este serviço prepara o sistema para que as vendas possam ser realizadas. A documentação é geralmente solicitada em três remessas, com prazos de 45, 14 e 7 dias antes do lançamento. Os principais documentos são:

Documentos do Empreendimento (Prazo de 45 dias):

• Memorial Descritivo registrado e assinado (.PDF);

• Quadro NBR final e registrado (.Excel);

• Escritura de Dação registrada, se aplicável (.PDF);

• Matrícula do imóvel validada com o número do Registro de Incorporação (RI) (.PDF);

• Data do Habite-se ou TVO.

• Documentos Jurídicos e Contratuais (Prazo de 45 dias):

Modelos de minutas validados pelo jurídico, como contrato de compra e venda, cessão de direitos, aditivos e distratos (.Word). As minutas devem ser preenchidas com as informações fixas do empreendimento.

Documentos Comerciais (Prazo de 14 dias):

• Tabela de preços com formas de pagamento (.Excel);

• Mapeamento de disponibilidade de unidades (.Word ou .Excel);

• Estrutura e percentual de comissão, detalhando as regras de liberação e se é direta ou indireta (.Excel e Escrita);

• Dados cadastrais dos integrantes da comissão (corretores e imobiliárias).

Informações para Boletos (Prazo de 45 dias):

• Modelo de personalização do boleto, incluindo imagem (logo), mensagem do boleto e mensagem do e-mail de envio;

• Dados da conta corrente bancária para recebimento.

2. Migração de Carteira

Este serviço consiste em transferir o histórico de vendas e recebíveis para o novo sistema ERP, concentrando todas as informações dos clientes.

Acessos e Relatórios do Sistema Anterior:

• Acesso ao ERP do parceiro com permissões de consulta e extração de dados;

• Relatório de contas recebidas e a receber;

• Relatório com o extrato financeiro do cliente;

• Planilha com o cadastro dos clientes.

Documentos dos Clientes e Vendas:

• Contratos de compra e venda, aditivos, cessões, distratos e renegociações assinados;

• Documentação dos clientes (RG, comprovante de endereço, certidão de casamento/nascimento).

Documentos Financeiros da Carteira:

• Extrato bancário de todo o período de recebimento da carteira;

• Francesinhas bancárias (extrato de movimentação de títulos).

3. Migração Financeira e Gestão de Contas Bancárias

Este serviço foca em registrar o histórico financeiro da SPE (Sociedade de Propósito Específico) no sistema e gerenciar as contas bancárias.

Para Migração Financeira:

• Relatório de contas pagas desde o início da operação;

• Relatório de contas a pagar;

• Listagem de fornecedores com CNPJ;

• Contratos em aberto (obra, marketing, etc.);

• Extratos bancários para conciliação.

Para Abertura ou Acesso a Contas Bancárias:

• Contrato social da SPE e documento com foto do representante legal;

• Liberação de acessos bancários com permissões para consulta de saldo, extrato, comprovantes, transmissão de arquivos e pagamentos.

4. Contabilidade

Para iniciar os serviços contábeis, é necessário entender o cenário anterior da empresa e imputar os saldos.

Documentos Gerais:

• Certificado Digital A1 ou E-CNPJ;

• Balancetes e Razão contábil (dois anos retrógrados e ano corrente);

• Composição detalhada dos saldos de cada conta;

• Contrato social e Acordo de Quotistas.

Documentos para Composição de Saldo:

• Escritura de terrenos;

• Documento de permuta (Instrumento Particular);

• Memória de cálculo do mapa de obra (se em andamento ou concluída);

• Contratos e extratos de financiamentos e empréstimos bancários;

• Laudo de avaliação de imóvel, se houver.

5. Fiscal

Este serviço visa garantir que a SPE esteja regularizada e que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas.

Documentação e Obrigações Acessórias:

• Documentação do Regime Especial de Tributação (RET), se aplicável;

• Planilha de Tributação;

• Comprovantes de entrega de declarações como ECD, ECF, DIMOB, DCTF, REINF, SPED, entre outras.

Acessos:

• Número da Inscrição Estadual e Municipal, com senhas de acesso aos portais.

6. Departamento Pessoal (Folha de Pagamento)

Para que a gestão da folha de pagamento seja assumida, é preciso implantar os dados dos funcionários no sistema.

• Folhas de pagamento calculadas (ano de transição e dezembro do ano anterior);

• GFIPs entregues no mesmo período;

• Fichas de registro de todos os empregados (atuais e demitidos recentemente);

• Recibos da última RAIS e DIRF entregues;

• Cópia da última convenção coletiva do sindicato;

• Usuário e senha de acesso ao portal Empregador Web e senha do INSS.

7. Viabilidade do Empreendimento

Para a análise de viabilidade, são solicitadas principalmente informações e premissas, em vez de documentos formais, para garantir análises mais precisas. As informações são agrupadas em categorias como:

• Dados gerais do empreendimento;

• Dados de mercado e vendas;

• Dados do terreno e custos de aquisição;

• Dados de projetos, aprovações e legalização;

• Dados e custos de obra;

• Despesas operacionais e impostos;

• Estrutura de capital e financiamento;

• Quadro societário da SPE.